Master Outlook 2016 otsingufunktsioonid koos nende lihtsate näpunäidetega

kuidas sinist rohelist parandada

Mõne inimese jaoks on nende postkastid topelt failisalvestusena ja kõik salvestatud manused salvestatakse. Sõnumite kustutamise asemel, kui probleemid on lahendatud, hoiavad nad neid viitena ... kuigi nad ei tea, millal see saab olema. See ei ole dokumentide arhiveerimise kõige tõhusam viis ja Microsoft OneDrive on tõenäoliselt parem alternatiiv ladustamiseks. Need inimesed võivad küll igatseda Inbox Zero järele, kuid nende töö nõuab, et nad oleksid osa leviloenditest, mis ei pruugi alati neid puudutada. Õnneks pakub Outlook mõningaid viise sõnumite kiireks sirvimiseks konkreetsete üksuste leidmiseks. Vaatame järele.

• Otsi kaustu
• Vahekaart Otsing
• Kiirotsing

Kaustade otsimine Outlookis

Outlook 2016 pakub tõhusate otsingu- ja sortimismeetodite valikut. Toitlustamine kasutajatele, kes tunnevad end mugavamalt, kui käeulatuses on ulatuslik postkasti ajalugu, üks kõige kasulikum on otsingukataloog. See otsingu- ja otsingumeetod võimaldab kasutajatel luua kausta, mis sisaldab pilti meilile, mis vastab teie valitud otsingukriteeriumidele, olenemata päritolukataloogist. Oletame, et valisite otsinguparameetriks „Arved”. Otsingukaust koondab kõik selle teemaga seotud meilid mis tahes kaustast ühte asukohta. Pidage meeles, et otsingu kausta ei saa kasutada tulemuste hankimiseks rohkem kui ühest Outlooki andmefailist. Outlook võimaldab kasutajal luua kohandatud või ettemääratud otsingukaustu.

Kuidas luua kohandatud otsingu kaust

1. Valige Outlookis Kaust navigeerimisribalt.
2. Leidke Uus grupp ja valige Uus otsingu kaust .
3. Aastal Valige otsingu kaust valige loend Looge kohandatud otsingu kaust alates Kohandatud jaotises.
4. Under Kohanda otsingu kausta , valige Valige seejärel määrake otsingukausta nimi.
5. Valige Kriteeriumid , mis võimaldab määrata erinevaid otsinguvõimalusi.
6. Valige Sirvige , mis esitab olemasolevate kaustade loendi.
7. Valige otsingusse kaasatavad kaustad.
8. Klõpsake nuppu Okei kõigile avatud dialoogidele.

Sammus nr 5 pakub jaotis Kriteeriumid võimalusi otsingule täiendavate filtrite loomiseks. Iga filter süveneb sõnumisse, et otsingutulemusi tõeliselt kitsendada. Jaotises Messages saavad kasutajad määratleda kriteeriumid väljade From ja To ning märksõnade põhjal. See vaatleb sisu ja omadusi. Jaotises Rohkem valikuid lähevad valikud kaugemale ja hõlmavad teie seatud kategooriaid, manuseid või isegi olulisuse tasemeid. See vaatab e-posti või üksuse tingimusi. Jaotises Täpsem saate tõeliselt täpsustatud otsingukriteeriumid lisada, et teie otsingukaust oleks uskumatult tõhus. Nii toimige järgmiselt.

1. Valige Määratlege rohkem kriteeriume .
2. Valige Väli , sisestage soovitud kriteeriumid ja valige seejärel esitatud loendist.
3. Leidke Tingimused ja väärtused ja valige esitatud võimalused.
4. Valige Lisa nimekirja .
5. Valige Okei lõpetama.

Vahekaardil Täpsem saavad kasutajad määratleda nii palju või nii vähe kriteeriume kui nad soovivad. Seda võimalust tuleks katsetada, kuna liiga paljude kriteeriumide tulemuseks võib olla tõhususe huvides liiga kitsas otsing.

Eelnevalt määratletud otsingu kausta loomine

1. Valige Outlookis Kaust .
2. Alates Uus valige rühm Uus otsingu kaust .
3. Aastal Valige otsingu kaust loendis valige soovitud otsingukaust, näiteks E-post märgiti jälgimiseks .
4. Kui see on saadaval, kasutage seda Kohanda otsingu kausta lisakriteeriumite valimiseks.
5. Lisaks kasutage Kohanda otsingu kausta ja kasutage Otsi postkastist otsingus kasutatava postkasti määramiseks.

Kuidas kasutada Outlooki vahekaarti Otsing

lahinguväljal 1 tk mängijate arv

Outlooki navigeerimisribal on võimalus lisada vahekaart Otsing. See annab teile püsiva otsinguvõimaluste arsenali, mis aitab teil sõnumite abil varjata. Kindlatest kaustadest, märgistatud sõnumite või teema järgi otsimine on mõned võimalikest võimalustest.

Vahekaardi Otsing lisamine lindile

1. Paremklõpsake Outlooki lindil.
2. Valige Kohanda linti .
3. Valige Kodu (Mail) asub parempoolses loendis.
4. Aastal Valige käsud valige vasakpoolsest loendist Kõik vahelehed .
5. Under Otsitööriistad , valige Otsing .
6. Klõpsake kahe loendi vahel nuppu Lisama otsingu teisaldamiseks vasakust loendist paremasse loendisse.
7. Klõpsake nuppu Okei lõpetama.

Kuidas kasutada Outlooki kiirotsingut

Pole tähtis, millist meilikausta te vaatate, on kiirotsingu paan alati olemas. Saate sisestada mitmesuguste sõnadega, mis aitavad teil kausta filtreerida, näiteks nime või termini, ja Outlook töötab kõigi asjakohaste üksuste kuvamisel. Mida te ei pruugi teada, on see, et saate oma otsingut täpsustada loogiliste operaatorite abil. John Smithi asemel võite kirjutada 'John AND Smith', et kuvada sõnumeid, mis sisaldavad mõlemat sõna, kuid mitte alati samas järjekorras. Muude loogiliste operaatorite hulka kuuluvad '=', 'NOT' ja 'OR'.

Kui teile ei meeldi pika üksuste loendi kiire sirvimine, ei võimalda Outlook 2016 teil vabandust otsimiseks aega raisata. Vähemalt on teil meilisaadetiste haldamisel alternatiive.

Milliseid meetodeid kasutate? Andke meile sellest teada allpool toodud kommentaarides.

Ja saate rohkem seotud artiklite jaoks külastada meie Office 101 abikeskust.

• Microsoft Office 101: spikker, juhised ja õpetused